Folderit satisface todas sus necesidades de almacenamiento de documentos legales , al mismo tiempo que le brinda la tranquilidad de un sistema de respaldo dedicado.
Encontrar un sistema de gestión de documentos legales confiable para su bufete de abogados puede ser un desafío. Si bien siempre desea poder encontrar documentos relevantes rápidamente, también debe mantener seguros sus documentos confidenciales. Esto puede ser problemático para muchos en el mundo legal, especialmente porque muchas empresas más pequeñas y antiguas todavía usan sistemas de datos anticuados. Afortunadamente, no tiene que invertir en un servidor para su bufete de abogados; puede obtener acceso al mejor software de administración de documentos en la nube disponible si trabaja con Folderit. Con una copia de seguridad triple del lado del servidor en el centro de datos de Amazon en Irlanda.
Una copia de seguridad doble y triple
Es difícil deshacerse de sus documentos y con Folderit no tiene que depender solo de la nube. Si bien Folderit ofrece una fidelidad líder en la industria en el almacenamiento de documentos, aún puede descargar copias para sus propias necesidades. Esto significa que todo lo que haya almacenado en la nube puede volver a convertirse en un documento físico siempre que tenga acceso a una impresora. Todos sus archivos en nuestro centro de datos tienen una copia de seguridad triple y están protegidos con cifrado de 256 bits, mientras que SSL cifra y protege todas las conexiones hacia y desde el centro de datos.
Uso compartido de documentos con control de acceso
Es raro que trabaje en un caso completamente solo. Ya sea que esté enviando documentos a asociados, trabajando con su asistente legal o incluso haciendo que los pasantes revisen documentos antiguos, deberá compartir sus datos con otras personas. Folderit permite compartir documentos fácilmente con múltiples permisos, incluido el de solo vista previa, sin permiso ni siquiera para descargar el archivo. También se admite compartir con grupos enteros de usuarios, por ejemplo, con todo el equipo de su cliente. También puede configurar el vencimiento automático de cualquier acceso.
Seguimiento de seguridad y auditoría
La seguridad es increíblemente importante para los bufetes de abogados. La mala seguridad no solo puede llevarlo a violar la confianza de sus clientes, sino que también puede ponerlo en desacuerdo con las regulaciones legales. Folderit proporciona seguridad de alto nivel que mantendrá sus documentos seguros; nadie que no deba puede acceder a sus datos. Y el registro de auditoría se registra para cada acción que realiza cualquier colaborador en su sistema. ¡Cada vista previa, descarga y cambio de archivo tiene una marca de tiempo y es fácilmente rastreable! También puede crear una política de contraseñas personalizada para que su equipo les solicite que utilicen contraseñas extra complejas y las cambien después de los intervalos elegidos.
Correo electrónico del proyecto (opcional)
Cuando dirige una empresa, recibirá una avalancha de correos electrónicos. Desafortunadamente, esto significa que a menudo se perderá información importante relacionada con el almacenamiento de datos o con proyectos específicos. No tendrá que preocuparse por la pérdida de correos electrónicos cuando tenga una dirección de correo electrónico dedicada con Folderit.
Cataloga tus archivos
Folderit tiene las herramientas necesarias para que sus archivos se puedan buscar fácilmente. Etiquete sus archivos con metadatos relevantes para permitir búsquedas fáciles. Una vez que haya etiquetado sus archivos, puede obtener datos relevantes con solo pulsar unas pocas teclas. Si bien la tecnología OCR también permite realizar búsquedas desde el contenido del documento.
Retención automática
Con el trabajo legal, la mayoría de los datos resultan ser datos delicados. Debe conservarlo durante un período, pero también podría estar obligado o desear eliminar permanentemente algunos documentos después de su período de retención. Folderit le permite establecer un período de retención automático después del cual los documentos de determinadas categorías se enviarán a la papelera de reciclaje o se eliminarán de inmediato.
Notificaciones
Configure y reciba notificaciones automáticas de cambios en documentos, carpetas o secciones con la frecuencia que elija.
Varias funciones
¿Necesitas tener varias cuentas para clientes inviduales? Folderit te lo pone fácil. Puede configurar varias cuentas dentro de su cuenta principal y configurar varios roles para satisfacer sus necesidades. Configure un rol para su cuenta principal, otro para la cuenta de trabajo pro bono e incluso otro para fines de marketing. La creación de múltiples roles le ayuda a evitar cualquier confusión de documentos.
Acceso desde cualquier lugar
Los abogados no siempre están en la oficina, pero siempre necesitan tener acceso a sus archivos. La interfaz de Folderit le permite acceder a archivos desde su computadora de oficina, computadora portátil e incluso su dispositivo móvil. Utilice Folderit para asegurarse de que nunca más se quedará sin sus datos.
Supervisión del trabajo
El flujo de trabajo en una empresa promedio pasa por muchos niveles. Afortunadamente, Folderit facilita el seguimiento de los comentarios, ver los cambios y aprobar el trabajo desde su computadora o dispositivo móvil. Esto les permite a sus asociados y asistentes legales la oportunidad de hacer su trabajo con usted mirando por encima de sus hombros.