Las empresas de contabilidad califican como las que tienen una mayor dependencia de la documentación. Los contadores se basan en los siguientes tipos de documentos:
Estados financieros
Actividad de activos de capital
Historias de transacciones
Ingresos
Créditos y préstamos
Documentos fiscales
Informes de auditoria
Por nombrar algunos, ninguno de los cuales está centralizado. El enorme esfuerzo necesario para digitalizar de forma centralizada todo el contenido contable es la razón por la que el software del sistema de gestión de documentos para contables es tan complicado.
Simple y confiable
Para que un sistema sea confiable, debe ser seguro, debe ser rápido, debe ser eficiente y fácil de usar. En ausencia de cualquiera de estas características, todo el proceso se desmorona. Con un software de sistema de gestión de documentos de calidad para contables, puede tener todo eso.
En el cierre de cada mes, todos los contadores respiran profundamente antes de revelar un océano de recibos, facturas , balances, etc. porque la mitad del desafío es clasificar todo eso. Incluso si el mecanismo organizativo es meticuloso, un contador deberá repasarlo todo.
Lo más simple sería almacenar el contenido original de manera que sea inmediatamente accesible en el momento de la auditoría. Esto ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos en las listas de verificación. Con una función de búsqueda habilitada por reconocimiento óptico de caracteres (OCR), puede utilizar metadatos, metadatos personalizados, contenido, fecha, etc. para encontrar sus archivos; además, incluso puede buscar contenido de solo lectura, como recibos escaneados, imágenes, archivos PDF. . Esto conserva el original, digitalmente, al tiempo que facilita su recuperación cuando sea necesario. Sería aún más eficiente si dicho sistema pudiera recuperar todos los archivos asociados a la vez, para simplificar aún más las cosas.
Un software de sistema de gestión de documentos para contables debe ser lo suficientemente simple como para que, si un documento debe compartirse con alguien, no deba seguir una serie de correos electrónicos complejos de ida y vuelta entre administradores, el sistema debe tener toda la simplicidad incorporada para que puede otorgar acceso seguro con múltiples permisos a diferentes usuarios o grupos de usuarios.
Además, la simplicidad es tener acceso constante sin importar dónde se encuentre. Si está en movimiento y desea incluir información importante, debería poder enviarla a una dirección de correo electrónico dedicada y el DMS la clasifica en función de la información que compartió en el correo electrónico. El DMS también debe ser accesible en todo momento desde cualquier lugar. Debería poder acceder a su DMS desde cualquier dispositivo habilitado para web en cualquier parte del mundo con la misma facilidad.
Software de sistema de gestión de documentos seguro para contadores
El problema de depender de un servidor físico es que aún necesita proteger físicamente el hardware. El hardware físico es susceptible a daños, pérdidas, robos o fallas que podrían poner todo en funcionamiento fuera de línea. Una forma de superar eso es invertir una fortuna en salvaguardas y crear duplicados (lo que luego conduciría a más inversiones en ciberseguridad).
La otra forma de superar ese problema es optar por una solución en la nube. Una solución en la nube en una conexión a Internet promedio en un área metropolitana es prácticamente instantánea. Un DMS tiene un tiempo de actividad del 99,97% que es prácticamente infalible. Una solución en la nube está, sobre todo, a salvo de daños físicos. Los servidores en la nube se almacenan en una instalación segura diseñada específicamente para proteger los datos contra cualquier calamidad. Con una solución en la nube de primera línea, se realiza una copia de seguridad de su contenido en 2 ubicaciones separadas, por lo que tiene 3 copias de sus datos en todo momento (incluidas las copias sin conexión que le gustaría hacer).
El mayor desafío de seguridad con cualquier operación, especialmente la contabilidad, es cuando las aprobaciones se dejan en el aire sin que se procesen a tiempo. Si tiene un DMS que puede administrar los permisos por usted, preferiblemente automatizándolos, puede reducir el tiempo dedicado a esperar la entrada de personas.
Conclusión
La suma total de la solución anterior es posible con el Sistema de gestión de documentos para contables de Folderit. Folderit también puede lograr lo siguiente:
Cree flujos de trabajo de aprobación
Integración con Microsoft Office 365
Seguimiento con pistas de auditoría (se registra cada acción del colaborador, también vistas previas y descargas de archivos)
Comparta con el permiso 'Solo vista previa' cuando sea necesario, restringiendo la descarga
Almacenamiento ilimitado
Control de versiones de archivos
Vistas previas de archivos
Recordatorios
Metadatos y metadatos personalizados.
¡Aplica para ser un Revendedor Autorizado de Folderit!
La gestión de documentos sin papel es una parte esencial de su negocio de contabilidad, pero elegir qué proveedor de software DMS es el que mejor se adapta a su empresa no es una tarea fácil. La confianza es un gran problema. Además, también necesita un software de gestión de documentos para contables que sea rápido, fiable y, sobre todo, seguro. Folderit proporciona el mejor y más seguro software de documentos en la nube disponible en el mercado actual. Con la confianza de algunas de las compañías más grandes y conocidas que operan en línea, cubrimos todas sus necesidades de almacenamiento sin papel al mismo tiempo que brindamos un sistema de respaldo doble con protocolos de seguridad de alto nivel para la contabilidad empresarial.
Copia de seguridad x 2 Nuestro servicio de almacenamiento en la nube proporciona seguridad de alto nivel para todos sus documentos sin papel, pero eso NO es todo. Entendemos que a veces también necesitará copias impresas. La copia de seguridad doble de Folderit le permite descargar sus archivos e imprimir copias impresas, en cualquier momento y en cualquier lugar del mundo.
Comparta sus documentos Compartir documentos es parte de su rutina diaria. Proporcionamos uso compartido seguro con múltiples permisos para que pueda permitir el acceso a aquellos que realmente lo necesitan y cuando más lo necesitan.
Catalog Your Files Folderit El software DMS le permite buscar en sus archivos mediante el etiquetado de metadatos adecuado para que pueda encontrar todos los datos que necesita en cuestión de segundos, no de minutos.
Correo electrónico dedicado Un mundo sin correos electrónicos se ha vuelto inimaginable. Nuestro servicio de correo electrónico dedicado significa que nunca se perderá esos mensajes tan importantes que contienen información crucial relacionada con el almacenamiento y el proyecto.
Supervise su trabajo Las firmas contables ocupadas como la suya experimentan invariablemente diferentes niveles de flujo de trabajo en diferentes períodos de tiempo. Nuestro software le permite aprobar facturas y aplicaciones directamente desde el sistema y dejar comentarios sobre la decisión. Apruebe documentos y obtenga las aprobaciones por teléfono o computadora de escritorio, sin importar lo ocupados que estén usted y sus colegas.
Potente tecnología de búsqueda y OCR Busque no solo el nombre del archivo y los metadatos, sino también el contenido de sus documentos: PDF, documentos de MS Office o incluso imágenes que constan de texto. ¡Puedes buscar y encontrar entre todos ellos!
Seguridad de alto nivel La discreción y la seguridad son probablemente las dos características más valoradas en cualquier empresa de contabilidad. Una seguridad inadecuada puede provocar la pérdida de la confianza de los clientes. Invariablemente, lleva a su empresa por un camino precario que conduce a dificultades legales evitables. Sin embargo, no tendrá que preocuparse por la seguridad. Folderit proporciona un sistema de seguridad de vanguardia de alto nivel que requiere cifrado basado en permisos para acceder a sus documentos.
Notificaciones automáticas Con el software DMS de Folderit, puede configurar y recibir notificaciones automáticas que lo mantienen informado cada vez que se realizan cambios en sus archivos y documentos compartidos.
Varias funciones Si necesita varias cuentas, ¡no hay problema! Folderit le facilita la configuración de tantas funciones como sea necesario para todas sus necesidades de almacenamiento de documentos.
Acceso global Ni siquiera contadores muy ocupados como el suyo están en la oficina 24 horas al día, 7 días a la semana. El sistema de administración de documentos Folderit para contables brinda fácil acceso a sus documentos desde cualquier lugar del mundo, desde todos sus dispositivos portátiles, tabletas, dispositivos móviles y de escritorio. ¿No es asombroso?
Regístrese hoy y obtenga acceso instantáneo a nuestra prueba gratuita de 30 días de Pro Platinum, que incluye:
Almacene y administre documentos con cifrado a nivel bancario
Cree flujos de trabajo de aprobación
Seguimiento con pistas de auditoría (se registra cada acción del colaborador, también vistas previas y descargas de archivos)
Comparta con el permiso 'Solo vista previa' cuando sea necesario, restringiendo la descarga
Cuadro de adjuntos de correo electrónico
Almacenamiento ilimitado
Control de versiones de archivos
Vistas previas de archivos
Recordatorios
Metadatos
El sistema de gestión de documentos Folderit para contadores tiene varios planes en diferentes puntos de precio.
¿Necesitas más información? Envíenos un mensaje a innovaofficetech@gmail.com, o complete el cuadro de mensaje en nuestra página de contacto. Estaremos más que felices de responder cualquier pregunta que pueda tener y brindarle toda la información que necesita para hacer la mejor elección de DMS posible.
Póngase en contacto hoy y descubra exactamente cómo el probado y confiable Sistema de Gestión de Documentos para Contadores de Folderit puede ayudar a su empresa de contabilidad a operar de manera segura y más eficiente tanto en la nube como en la vieja tierra firme.